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【CGMA视点】想要发表一场吸引全场的财务演讲?这些CGMA Tips您做到没?
来源:CIMA   发布时间:2017-10-12   作者:Peter A. Margaritis  编辑:无忧草
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如果你想吸引观众的注意力,让观众对你提供的财务信息印象深刻,顺利完成演讲,那么你需要遵循六条规则。

作者:Peter A.Margaritis,USCPA,CGMAJennifer H.Elder,USCPA,CGMA

在发表演讲时,你是否能让观众保持清醒、积极聆听?你和你的演讲是否足够有趣,能否把观众的注意力从他们的移动设备上吸引过来?你是否面临被当众诘问的危险?请记住,诘问的形式多种多样——观众听到睡着和观众打断演讲一样,都是种严厉的诘问。你害怕站在观众面前发表演讲吗?你是否担心别人质疑你在这个话题上的权威性?

如果你想吸引观众的注意力,让观众对你提供的财务信息印象深刻,顺利完成演讲,那么你需要遵循以下六条规则:

1. 观众是演讲的核心

2. 放下对完美的追求

3. 抓住观众的注意力

4. 讲述数字背后的故事

5. 使用图片增强数据表现力

6. 简化

第1条:观众是演讲的核心

你了解你的观众吗?他们是会计人员财务和分析人员,亦或销售和市场营销人员?还是两者兼而有之?开始这个讨论前,我们先来看看大脑构造。大脑有两个半球,左半球和右半球。左半球负责语言、逻辑和分析思维。这是驱动财会人员的大脑半球。右半球负责整体思维、直觉和创造力。右半球喜欢纵观大局,而不深究细节。这是销售和市场营销人员所偏爱的大脑半球。

为什么这很重要?因为当你向整体思维者提供财务信息时,他们往往不注重细枝末节的数字。对他们来说,专注在一棵树上,就很难看到森林的全貌。

即使你的观众中有很多左脑为主的观众,他们也会告诉你:“不要一次给我太多信息。”换句话说,不要以过快的速度提供过多的细节。这是因为即使是喜欢数据的观众,也需要时间筛选数据,消化演讲者所说的内容。将十个要点放在一张幻灯片上一次呈现就是一个很典型的例子。PPT不会按张收费,所以你大可以分成多张PPT进行阐述。

你必须了解你的观众,才能有的放矢,高效展现财务信息。先告诉观众他们想知道的事情。一旦吸引了他们的注意力,你就可以穿插他们需要知道的内容。

第2条:放下对完美的追求

人人讨厌犯错,尤其是在他人面前犯错。而在喜欢精确的财会专业人士身上,这一点尤为明显。毕竟你工作的出色表现得益于你对完美的不懈追求。然而事实上,演讲就会犯错。但请记住,大多数错误都无关紧要,如:

• 遥控器或激光笔出现故障

 屏幕上你的照片被拉长

 视频链接没有自动播放

 相同的幻灯片出现两次

 幻灯片中有错字

 幻灯片丢失

 电脑死机

 一句话讲得结结巴巴

 你不知道问题的答案

当你开始恐慌时,你会忘记如何呼吸,你的呼吸会变浅。与此同时,你的大脑会出现供氧不足—你会被内心的批评和恐惧所劫持。深呼吸一两下。停顿片刻——片刻的沉默完全无碍。恢复镇静后继续演讲。事实证明,我们往往对自己比对别人更为苛刻。请记住,观众站在你这边——他们希望你成功。

要放弃对完美的追求,成为一名更好的演讲者,最有效的方法是录下你的演讲,观看你自己的演讲视频。我们知道这对许多人来说并不容易。但摄像是演讲者最好的训练工具。它会凸显你的错误,有助于改善下一次的演讲表现。

第3条:抓住观众的注意力

罗斯玛丽·史密斯(Rosemary Smyth)曾写过一篇文章《讲故事—财务顾问的必备工具》,其中阐述了故事为何充满魅力:“故事以令人信服的方式传达事实,通过饱含情感的方式阐述事实,为信息平添了“人的角度”,反之,这些内容可能会被迅速遗忘。故事包含概念并添加了相关语境,帮助听众将技术信息应用于实际生活。好故事有开头、中间过程和令人满意的结局,我们天生就想听完整的故事。我们无法专注于干巴巴的事实,但可以聚精会神地听好故事。”

所以给观众一个关注你的理由。仔细想想说什么和怎么说。例如,思考一下这个表达方式:“过去两年我们增长了25%的利润。”,这句话中最有力的部分是什么?没错,是25%。那为什么把它藏在句子中间呢?这有点像一个喜剧演员把笑点放在玩笑中段。把25%移到句子结尾。“过去两年,利润增长了25%。”这才有影响力,能够吸引观众的注意力。

第4条:讲述数字背后的故事

“说什么”是指事实和数字。事实和数字本身是不足道的细枝末节,可能很有趣,但不是特别有用。了解数字的含义以及你应该采取什么行动,才是发挥它们最大价值的地方。这是数字背后的学问。

现在你成功吸引了观众的注意力,但如果你没有故事,观众的注意力就会分散。故事是数字背后的原因,是收益增长25%的由来!你应该找出原因并加以阐述。25%利润增长背后的故事听起来可能是这样的:大部分利润增长是由于我们拿下了富时100指数。

利润增长25%是数据。增长背后的原因是故事的开始。

现在我们可以通过添加人的元素,将故事带上另一个层次。可能听起来像这样:大部分的利润增长得益于销售人员玛丽莲的成功。过去两年来,玛丽莲一直致力于与富时100公司建立合作关系,现在终于获得回报,目前富时100是我们最新、最赚钱的客户。

通过在故事中添加人的元素,整件事立刻生动了起来。一开始,原始数据明确了“是什么”——25%的利润增长。现在,加入了玛丽莲的元素,“是什么”变成了“现在做什么”。它告诉我们,如果我们想继续增加利润,我们所有的销售人员都需要向玛丽莲学习,集中精力拿下更大、更有声望的客户。这就变成了一个值得关注和激励受众的故事。

第5条:使用图片增强数据表现力

另一种吸引观众注意力的方法是用视觉资料呈现信息。用人人都能理解的语境讲述内容,让它和每个人息息相关。想想电视广告:它们不谈事实和数字,从不会放一张信息表,相反,它们用图片激发你的想像力。

例如,在讲述损益表时,你可以把所有数据都放在一张幻灯片上,侃侃而谈数百万美元、英磅或欧元。不幸的是,观众并不会听你说,他们会集中注意力自己观看和解读数字。虽然大多数观众对“百万”没有概念,但他们可以理解一种单一货币。人人都可以。

因此,与其用一整张损益表让幻灯片看上去枯燥乏味,不如试试其他方法。拿一张纸币,放大到一米宽。你可以这样开始你的演讲:“我们从客户那里每获得1美元,其中就有22美分用来发工资。”然后把一张纸翻转过来,盖住22%的纸币。一直继续,直到所有费用都翻转过来。纸币上如果还有未被覆盖的部分,那就是利润,可能是2美分。然后你可以说:“客户给我们的每一美元中,我们留下的是两美分。”然后补充说,“看上去似乎数额很小。但它相当于公司1100万美元的利润。”然后你可以拿出一叠价值1100万美元的一美元钞票。如此一来,你就有机会将谈话延伸到如何控制成本,增加利润,进而有可能加薪的方面上来。

损益表——视觉呈现效果

【CGMA视点】想要发表一场吸引全场的财务演讲?这些CGMA Tips您做到没?

第6条:简化

正如我们提到的那样,财务演讲最困难的方面之一就是想办法让在座每个人都能理解你所说的内容—无论对方是会计人员还是非会计人员。

例如,当你听到“折旧”一词时,你会想到“资产在其使用寿命内的成本分摊”,对于非会计人员而言,听到的则是无意义的噪音。但是,如果你说:“折旧是你将新车从展厅开出时折损的价值。”观众就能立刻明白。

最后,你怎样把“整合可变利益实体”这样的主题,通过与大多数观众息息相关的情景进行表述?首先想一想财务会计准则委员会(FASB)到底想做什么:将资产负债表以外的一些项纳入资产负债表。他们希望将可变利益实体移到资产负债表上,但填表人并不想这样做。我们能否把它放在这样的情景中:你的配偶希望将自己的父母接过来住,但你不希望和他们住在一起?

可以这么说:

这表明如果我们针对复杂的信息可以想出适当的类比,通过非技术性的方法对同一本质问题加以阐述,我们可以让观众听懂。

结论

要把财务故事讲好需要做大量工作,但你的目标是与观众产生联系,以便他们更好地了解财务状况。在《讲好财务故事:数字背后的艺术》的文章中,杰弗里·莫吉尔纳(Geoffrey Mogilner)解释说:

要想成为一个更好的演讲者,让观众凝神倾听你的演讲内容,应记住(并实践)做好财务演讲的六条规则:

1. 观众是演讲的核心

2. 放下对完美的追求

3. 抓住观众的注意力

4. 讲述数字背后的故事

5. 使用图片增强数据表现力

6. 简化

多讲故事,减少“白噪音”。减少数据和数字的使用,让观众更好地理解并了解演讲内容,拉进与观众的关系。记住,演讲并不在于分享你的所知所学,而在于观众的所听所得。

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