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都说Excel分列比公式快10倍,可你真的会吗?

来源:中国会计视野   发布时间:2018-04-15  编辑:蔡秋红

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在日常工作中,我们经常需要根据人员的身份证号来提取出生年月日等信息。为了更快捷地在处理这类问题,我们既可以使用MID函数,同样我们也可以使用分列功能来轻松实现。

在很多excel技巧集里,分列永远是其中一个最亮眼的功能,它让很多Excel函数公式黯然失色。今天小艾财税小编要对它进行一次总结。你以前或许用过,但它的作用远超你想象。

excel分列功能一:按照固定宽度进行数据拆分

情景:如下图所示,在日常工作中,我们经常需要根据人员的身份证号来提取出生年月日等信息。为了更快捷地在处理这类问题,我们既可以使用MID函数,同样我们也可以使用分列功能来轻松实现。

都说Excel分列比公式快10倍,可你真的会吗?

何进行操作呢?步骤如下:

1、选中身份证号数据信息,点击【数据】选项卡,选择【分列】,弹出【文本分列向导,第1步】

2、选择【固定宽度】,然后单击【下一步】,进入分列线选定,弹出【文本分列向导,第2步】

3、在身份证号的出生年月日信息的开始和末尾阶段分别单击,就出现了2条分列线,把身份证号信息分成了3部分。然后单击【下一步】,弹出【文本分列向导,第3步】

4、因为只保留出生年月日信息,第1部分选择【不导入此列】,第2部分选择日期,日期格式设置为YMD(可根据需要自行设定),第3部分选择【不导入此列】,目标区选择单元格B2,单击完成即可。

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总结:当数据本身的长度有规律,可以按照一定宽度来进行数据区分时,我们就可以采用分列的这个功能。

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Excel分列功能二:按照分隔符号进行数据拆分

情景1:人力资源部经常需要登记临时人员的基本信息,如姓名、性别、联系电话等。信息登记完之后,为了更好地进行数据处理,往往需要把人员基本信息进行拆分。这种情况的拆分就可以使用分列功能来解决。

如何进行操作呢?步骤如下:

1、选中人员基本信息,点击【数据】选项卡,选择【分列】,弹出【文本分列向导,第1步】

2、选择【分隔符号】,然后单击【下一步】,弹出【文本分列向导,第2步】。使用分隔符号的原因在于数据之间用空格隔开,可以在分隔符号中选择空格。如果使用分号隔开,那就在分隔符号中选择分号。

3、在【文本分列向导,第2步】中,勾选空格,在下方数据预览中可以显示拆分效果,然后单击【下一步】,弹出【文本分列向导,第3步】

4、在【文本分列向导,第3步】中,可以对每一部分进行相应的数据格式设置,目标区域选择为$B$2:$D$2,设置结束后单击完成。

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情景2:在工作中,我们有时需要对很多的地址信息进行拆分,比如省份信息和其他地县信息区分开。这种拆分就可以使用分列功能来进行。

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如何进行操作呢?步骤如下:

1、选中人员基本信息,点击【数据】选项卡,选择【分列】,弹出【文本分列向导,第1步】

2、选择【分隔符号】,然后单击【下一步】,弹出【文本分列向导,第2步】。

3、在【文本分列向导,第2步】中,勾选其他,输入“市”。此处我们选择以汉字“市”来作为分隔符号,在下方数据预览中可以显示拆分效果,然后单击【下一步】,弹出【文本分列向导,第3步】

4、在【文本分列向导,第3步】中,可以对每一部分进行相应的数据格式设置,目标区域选择为$B$2:$C$3,设置结束后单击完成。

都说Excel分列比公式快10倍,可你真的会吗?

总结:当数据本身之间有同样的符号进行间隔,无论符号是常见的分号、逗号、空格,还是不常见的比如例子中的汉字或者其他等,都可以使用分列的间隔符号来进行拆分。一定要注意的是,标点符号是在英文状态下的。

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