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抗"疫"中的会计信息化洞见之八

来源:中国会计学会会计信息化专业委员会   发布时间:2020-02-26  作者:李闻一   编辑:无忧草

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核心提示:“抗疫中的会计信息化洞见”系列短文。

原标题为:抗“疫”中的会计信息化洞见之八:大共享助推中小企业恢复运营的应急管理研究

中国会计学会会计信息化专业委员会 李闻一 徐凯

前言:

新型冠状病毒肺炎疫情牵动着中国亿万人民的心。面对这场突如其来的考验,各方人员正在凝心聚力,共克时艰。作为中国会计从事会计信息化科学研究的专业机构,中国会计学会会计信息化专业委员会组织了部分委员,撰写了“抗疫中的会计信息化洞见”系列短文,试图从会计信息化的视角剖析这次抗疫过程中出现的新思维、新技术、新产品和新模式及其对会计行业的影响,希望引发广大会计工作者对会计信息化事业发展的关注。

新冠疫情的出现,给中小微企业复工带来巨大挑战,比如资金问题、员工返岗和流失问题、在线协调办公问题。党中央高度重视,一方面继续加大全国防控,尤其是重点区域防控,比如封小区、封村、封高速、封城;另一方面采取财税金融组合政策助力企业复工恢复生产。

虽然财政补助、税收减免、资金扶持有效地降低了企业成本,但是中小微企业复工运营困难仍然较大。因此,针对中小微企业复工存在的运营困难,提出以下对策建议。

一、中小微企业复工存在的运营困难

1、缺乏财务、税务、金融等非主营业务服务平台,快速落地各项财税金融政策

在日常运营中,大多数中小微企业不太重视企业信息化规划,财务平台仅限于会计账务处理,更谈不上税务分析平台和资金管理平台。在当前疫情下,很难快速对接和将各项财税金融政策落实到业务处理中。

2、缺乏在线办公平台,实现无接触办公和弹性工作

中小微企业日常都会采用QQ或微信等进行在线办公,转发通知和开展小范围在线会议,但是不能实现文件流转和审批,更不能实现与供应商、客户协同。同时,为了保护员工健康和安全,减少实地办公接触,也需要在线办公平台。

3、缺乏员工就近招聘平台和灵活用工平台,快速匹配合适员工

中小微企业的员工归属性没有大型企业强,又由于疫情的管控措施,大量员工无法按时回到工作地,导致中小微企业员工流失大且招聘难。同时,线下招聘会将在3月中旬之前难以精准投放招聘信息,而第三方网上招聘平台面试成本高、招人风险大,并且有大量进城务工人员没有进入第三方网上招聘平台或者不会使用线上方式。此外,中小微企业正在使用大量灵活用工人员,疫情发生后,会大幅增长。

4、缺乏优秀的财税金融人才,难以对业务精准指导

由于疫情爆发突然,为了更好地帮助中小微企业共渡难关,因此各地出台了很多帮扶中小微企业的政策,力度很大。如何用好这些财税金融政策,对中小微企业挑战较大。既要理解这些政策在企业的适用范围和账务调整,又要合法合规,接受疫后审计安排。显然,中小微企业难有符合要求的财税金融人才。

二、大共享内涵

大共享是指基于业财税融的服务要点,构建包含财务、税务、金融、人事、采购、IT等模块的共享服务平台,为供应商、企业、客户、银行、税务、海关等提供产业链协同价值,提升政府部门、园区运营商和中小微企业服务响应能力。

总体架构分为资源层、平台层和应用层。

抗

资源层采用IAAS服务模式,可使用公有云、私有云或混合云。有两大特色,一是提供计算资源、存储资源和网络资源;二是根据业务量、用户数、功能数弹性扩展,秒级响应。

平台层提供云网和云台功能,可以做到提供能力开放平台和API网关,提供开发框架和环境,提供自动化构建、测试和部署,实现API能力对外接入、发布、消费、计量与计费、运营和管理

应用层是共享服务云,包含财务、税务、发票、金融、人事、商旅、IT等共享服务模块,覆盖广,企业可按需部署,灵活性强。

同时,客户可以通过云镜运维监控管理平台,对各个层次进行管理和运行监控。

通过大共享平台专业化的服务来满足产业链中小微企业的管理业务需求,可以帮助中小微企业更加聚焦主业、减少非主业人员的管理,规范经营,在快速响应客户需求、提高效率、创造价值、提高服务质量的基础上,不断的降低服务成本。

三、基于大共享的中小微企业恢复运营的政策建议

1、基于大共享,帮助中小微企业快速对接财税金融政策

大共享服务平台通过财务共享、税务共享、金融共享、人事共享等模块,为中小微企业提供财务、税务、金融、人事等非主营业务服务,提升中小微企业应对疫情能力。

(1)财务共享服务

提供企业账务核算服务。通过移动端、区块链等方式获取电子发票,自动与税务局验真,自动编制凭证,提供费用、应付、应收、资金、总账、报表等服务。既可解决财务人员不到位和业务见面的风险,又可保持财务正常运营和降低成本。尤其是区块链发票可以每张降低中小微企业22元。

帮助企业预测和管控现金流。通过应收模块,快速分析应收款项回收概率,及时与客户联系,实现资金回笼;通过应付模块,快速分析应付款项的轻重缓急,做好资金支付安排;通过费用模块,快速计算约束性成本和酌量性成本,根据企业业务调整,严格控制不必要的费用;通过资金模块,实时计算贷款利息,争取政府利息补助。以上组合功能,帮助中小微企业做好1-6个月的现金流预测和现金支付管控,尤其是在大疫面前,提升中小微企业现金流持续时间,对于中小微企业活下来意义重大。

加强存货的规划与控制。通过采购模块、存货模块、销售模块等,以客户为中心,帮助中小微企业实现拉动式生产,降低企业储存成本缺货成本。尤其是大疫面前,缺货成本发生的可能性大增。

决策层提供及时、准确、务实的各项成本、资金和收入分析,让中小微企业的管理者不在为数据分心,聚焦于企业价值创造上。

(2)税务共享服务

帮助中小微企业完成全国、全税种和一键式纳税申报。财云通纳税申报平台是为大型集团、产业园区、中小微企业等提供发票池的归集、申报表生成、纳税申报、扣款、风险管理、监督等多功能为一体的综合管控平台,通过与财务共享服务平台或企业ERP系统对接,实时传递涉税所需的基础数据,将数据经过加工、校验后,再接入到全国各个地方的纳税申报系统,帮助集团和园区企业完成总公司、分公司、分支机构的纳税申报工作。一是实现系统代替人工,降低人工计算成本,提高效率;二是解决在当前疫情下财务人员不到位或素质不够带来的纳税申报风险;三是减少人员见面风险。

帮助中小微企业实现结算信息协同和增值税发票全生命周期管理。财云通供应链协同平台,连接企业及其供应商,完美实现结算信息协同和供应商一键开票。既大幅提高供应商开票效率和准确性,极大降低进项发票的税务风险,极大提高企业采购结算业务处理效率;又实现企业的增值税发票全生命周期管理,提供企业的进销项发票功能,完善发票相关的业务应用,提高员工效率及提供票税监控视角,满足企业“业财税一体化”的管理要求。在当前疫情下,一是可以让企业实时获得企业采购发票,从而为管控和安排资金提供数据基础;二是为企业增值税减免、研发费用税前加计扣除和报关后而转内销的出口退税等享受国家和各地税收优惠政策提供准确和实时数据。

帮助中小微企业实现发票全程无接触管理。第一种解决方案,基于移动端或者票据箱,通过影像扫描系统智能采集发票信息,自动分解结构化和非结构化数据,并进行自动归类;在完成智能校验后存入电子影像库,进行后续的发票全周期管理。第二种方案,企业线上申请开通区块链电子发票,税局在线审核并将开票条件上链,发生交易并符合条件进行开票,用户链上认领发票并更新链上用户身份标识,用户发起报销,企业查询待报销发票状态后进行报销并更新链上发票状态,纳税企业链上完成纳税申报。票易通就提供了很好的解决方案。第二种方案较之第一种方案,无须企业线下申领发票、无须税控设备,成本更低和更及时。尤其在当前疫情下,将极大降低发票携带冠状病毒感染。

(3)金融共享服务

帮助中小微企业实现自有数据、各类资金和征信一体化管理。自有数据包含发票、入出库、订单、结算、供应商、客户等数据;资金包含银行、保理、小贷、保险、信托等;征信包含金融模型、税务风控和报告等。可以让中小微企业准确了解自己的金融状况,采用的金融工具风险,自己产业链上企业的信用情况。

帮助中小微企业建立“增信”评估模型。基于自有数据、各类资金和征信一体化管理,在中小微企业现有工商信息、一般经营信息基础上,利用AI人工智能和区块链技术,自动化获取和增加企业纳税信息、企业资金流水信息、企业自身经营风险信息等数据,建立中小微企业“增信”评估模型,一是可以增加中小微企业贷款通过机率和提高贷款的额度;二是可以吸引除银行、保险外更多的投资方主体,如国内各种投融资机构、各大企业下属的投融资公司、海外各种投资主体等,共同为中小微企业解决实际的贷款困难,增加贷款渠道。

帮助园区中小微企业建立金融共享平台,实现中小微企业资金互助。园区管委会联合当地银行,在园区企业自愿的基础上,建立园区金融共享平台,自动化监控园区内各个企业的资金实际情况,帮助企业在平台上测算自身的收入成本分析、资金缺口和额度,从而发布资金需求,园区管委会可以采取担保或财政补助等政策,推动园区企业之间资金拆借,缓解当前疫情下中小微企业融资更难的问题。

帮助中小企业开展线上保理业务。通过将银行、供应商、客户链接到平台,每月将未到期的应收账款应付账款的发票数据放到发票池,开展应收账款和应付账款保理。可以缓解中小企业资金难和融资难。

(4)人事共享服务

帮助中小企业降低差旅成本和提高员工满意感。提供商旅服务,方便商务出行,同时降本增效;员工在线自主预定,内嵌公司差旅管控制度;企业统一支付,员工无需垫资;事后对账,无需开票;员工无需贴票,自动报账,差旅补贴自动计算。

降低中小微企业办公采购成本。提供办公采购服务,采用大集团客户采购价格,帮助中小企业获取高性价比物资。

提供员工关怀服务。主要表现为节假日安排、生日慰问、学习奖励和福利采购等。在大疫面前,首先提供健康打卡和疫情咨询,随时了解员工体温、所处位置和提供防疫知识、防疫指导;其次提供在线签到和工作汇报,让员工保持安全距离,并了解员工工作状态和工作进展,便于直线领导打赏激励;最后提供防疫福利物资或防疫补助,与员工共渡难关。

2、基于大共享,提供中小微企业在线办公解决方案

疫情期间,一些严重依赖线下消费模式的中小微企业会遭遇困难,而已经具备数字化能力,可开展线上消费和线上工作模式的中小微企业反而迎来机遇。大共享服务平台提供线上办公平台,帮助企业高效办公、弹性工作,助力数字化转型。具体解决方案如下。

(1)提供基础办公能力。包括考勤、沟通、会议、考评、培训等。可以通过办公平台模拟真实办公状态,严格按照打卡时间,实行远程打卡。遇到的问题召开临时语音和视频会议,建立定期沟通制度,随时与主管在线沟通和交流。提供在线培训和学习平台,为企业恢复运营提前做好准备。提供1对1或1对多视频,进行在线语音和投票考评。

(2)提供协同办公能力。包括运营管理、项目管理、研发管理、客服管理等一系列工具,帮助中小微企业有效复工运营。

各层级负责人可以通过工作汇报系统快速地安排工作,可以至群组和具体每个员工;群组成员可以在线上与同事或工作任务项目小组进行跨地域远程协作。

企业可以通过平台实现与客户连接,线上商品展示、游戏互动、活动宣传、直播促销、订单促成、快速支付、及时对账等。支持线上销售,解决收入问题,提升“免疫”能力实现线上经营。

通过智能客服,帮助企业7*24小时售后服务,迅速答疑。

(3)提供智能办公能力。包括办公自动化机器人、语音识别工具等。

办公自动化机器人开源节流,降本增效,不断将大量重复的低价值自然人劳动力(财务、人事等重复性工作)替换成低成本智能化数字化劳动力,提升工作效能。

提供语音识别工具,用语音找人、语音找文件、语音打电话、语音建日程、语音找流程、语音提请假,实现用说代替写、代替打字,提供办公效率,降低用人岗位和成本。

3、基于大共享,解决中小微企业员工就近招聘和灵活用工

提供中小微企业灵活用工平台,为企业与灵活用工提供双向服务。现有中小微企业本身就存在大量灵活用工,加上疫情爆发,灵活用工岗位需求更大。通过灵活用工平台,企业能随时找到合适的灵活用工人员,灵活用工人员可以避免用工不确定性带来的风险,还能帮助政府掌握灵活用工人员的健康等情况。比如灵活用工平台可以帮助因疫情时期生鲜配送订单大幅攀升而出现的用工极度短缺需求,帮助更多企业员工不因防控疫情而导致收入减少,甚至还能增加收入,也给灵活用工人员带来了更多的劳动保障。远行科技提供了有效解决方案。

提供就近招聘平台,快速实现企业与员工匹配。大共享服务平台可以联合政府、园区、行业协会组织网络招聘会,帮助中小企业解决招工困难。为中小微企业提供岗位发布、形象展示、视频面试、在线考试、入职办理等在线招聘服务。广大求职者可采用平台APP上传个人信息,让企业找到附近合适的员工,让员工找到附近的企业,提高人力资源供求匹配效率,防止疫情下的用工荒和高失业率。

作者:李闻一,中国会计学会会计信息化专业委员会委员、华中师范大学经管学院教授;徐凯,远行科技股份有限公司副总经理

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