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E证据有多贵? 毕马威工时诉讼的启示

来源:中国会计视野   发布时间:2012-03-01  作者:汪珺   编辑:cljmy

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核心提示:近来发生的彼品斯诉毕马威案就给那些密切关注雇佣诉讼和电子化证物搜寻的人们带来了极大的烦扰。

视野据AccountingWEB报道:任何可能会面临工资与工时集体诉讼的雇主都知道这是件头疼事。而根据最近的一项法院判决,雇主们需要担心的事就更多了。近来发生的彼品斯诉毕马威就给那些密切关注雇佣诉讼和电子化证物搜寻的人们带来了极大的烦扰。

该案的不寻常之处在于,在诉讼案件的审理过程之中,法官要求毕马威保留大量硬盘。根据一些观察员的看法,仅保存所有硬盘资料的财务和行政成本这一项都将代价高昂,因此被告方(即毕马威)可能需要提出和解。

全美商务诉讼中心(下称NCLC),是负责美国商会公共政策的律师事务所,也是反对这一法院判决的团体之一。NCLC在其非当事人意见陈述书(Amicus Brief,即为协助法庭而对案情所提出的意见书)中“力劝管辖纽约南区的美国联邦地方法院对地方法官这一史无前例的判决予以驳回,该判决要求共同诉讼案件中被控的被告,要剥离并保留任一参与共同或集体诉讼的被告成员在离开公司前曾使用过的电脑硬盘”。

NCLC在其意见陈述中警告到说,“如果该地方法官的判决未能被推翻,由于面临高昂的电子信息保存和证据搜寻成本的挑战,这将为原告向被告提出琐屑无聊的强制索赔和解方案提供更大的空间。

当这起案件在法院审理时,雇主们需要了解该案裁定背后的法律意义。不仅需要知道应如何管理自己的数据备份政策,也要知道此判决或将鼓励其员工和前员工更积极主动地提出诉讼。

法律证据开示意味着什么

这起案件中最重要的问题是围绕“证据开示”(legal discovery)展开的,作为诉讼的一部分,证据开示要求原被告双方的律师都要收集与案件有关的信息。尽管看起来,似乎律师是需要关心证据开示的人,但是雇主们需要知道工作场所中所用到的技术手段、公司的记录保存政策和员工的行为都可以影响到诉讼。随着新技术的扩展使用,雇主公司产出了更多数量、类型的文件,这也使得证据开示日渐成为诉讼中越来越昂贵、耗时的项目。据估计,证据开示成本占到了诉讼总成本的50-90%;与此同时,公司生成的数据量也呈现出了海量增涨的势头。根据咨询公司盖特纳集团的估计,到2015年,企业数据量将增长650%。

一般而言,除非受到律师特权的保护,相关商务诉讼中可能“潜在相关”的任何事物都要进行披露。最有代表性的是,双方都试图将自己需要提交的信息数量减少到最低,同时试图从另一方获得尽可能多的信息。在现时的诉讼环境下,相对于信息本身,律师们对通过提供大量信息的成本和压力使对方当事人陷于困境更感兴趣。律师们会花费大量时间讨论以什么的形式、在多长时限内提供什么样的信息。而当双方当事人无法取得一致时,法官就会介入并做出决定。

案件背景资料

彼品斯诉毕马威案中,证据的提供正是问题的核心所在。作为毕马威公司的前审计师,彼品斯与其同事作为原告在2011年对毕马威公司提起了诉讼,声称因公司未向他们支付适当的加班费,从而违反了公平劳动标准法案(以下简称FLSA)和纽约州劳动法。其中,违反纽约州劳动法的起诉被归为推定的共同诉讼,FLSA诉讼案件被归为集体诉讼,除了原告需要明确表示参与诉讼这一点以外,集体诉讼与共同诉讼是类似的。FLSA诉讼涉及7500名以上潜在原告,而纽约州劳动法诉讼则涉及1500名以上潜在原告。

随着案情的发展,涉案双方开始讨论包括诸如电子存储信息(以下简称ESI)和数据的适当保存等事项在内的证据开示。在诉讼案中,毕马威已经保留了原告工作小时数的时间记录和可以表明支付了多少报酬给他们的工资记录等信息。

去年8月,由于无法就证据事项与原告达成一致,毕马威向法院提出保护令申请,请求让它只需保留100个硬盘,或者将保留额外数量硬盘的成本转由原告承担。

作为对保护令的回应,纽约南区地方法官詹姆士?L?考特做出裁定,要求毕马威必须保留可能涉案的数千名前员工的电脑硬盘。有鉴于此,毕马威也将此案上诉至纽约南区联邦地方法院。(译者按:毕马威上诉失败。)

该裁定目前还是个空头要求,因为该案是否是共同诉讼目前还未被确认。在该判决做出之前,雇主们并不需要仅因为前雇员在某一天可能会成为共同诉讼的一员而保存他们的电脑硬盘。不过,要求保留7500名潜在的共同诉讼成员硬盘的要求还是使人震惊。毕马威估计,保留和导出原告要求的所有电子存储信息花费将高达1亿美元之巨。

做何回应?

雇佣诉讼,尤其是共同诉讼和集体诉讼案件,给雇主公司带来了很多挑战。涉案的信息数量、潜在的共同诉讼成员人数、原告律师对于法律体系的操控和证据开示会利用到什么程度,都使得这类的案件比较难于处理。为了在证据开示和诉讼中不处于被动位置,雇主们可以在被提起诉讼之前采用一些措施管理自己的档案。

1.审视公司的档案管理

非营利智库塞多纳公会指出,“每一个组织都应制定管理信息和档案的政策和方法。此外,组织还应当制定可以说明信息和档案如何创建、确认、保存、检索和处置的工作流程。”

如果你所在的公司还没有建立正规的档案保存和管理程序,或者你近来没有进行更新,那么是时候去做这些工作了。档案保存和管理政策并不意味着你要保留了所有员工创建的所有数据和信息。那种做法可以迅速地产生惊人的存储需求,并使你在诉讼时面临提供比期望多得多的数据。所以,所制定的政策中除了保留数据的方法之外,务必要包括数据销毁的程序。

为了能够应对法官的审查和原告律师的非难,所制定的政策需要保持连续性,它对于公司和公司所在的行业而言都是恰当的。政策的复核和更新需要依靠团队的努力,团队成员包括外部法律顾问、内部律师、档案管理专家和IT人员。此外,要牢记行业标准、州法规和联邦法规中可能就政策的某些方面提出的要求。

在制定政策时,要确保每一个利益相关群体都参加进来,这样你所制定的计划将具有可行性、战略性和综合性。一旦计划完成更新,它也可以在启用新硬件、更新软件的时候定期加以复核。

2.培训和对制度的遵循进行监控

对于公司服务器上存储的信息,保存和销毁政策可以自动地、准确地发挥作用。然而,员工们可能在自己的硬盘上保存文件,在公司配备的智能手机上存储他们收到的每一封电子邮件。这样一来,对员工进行政策的培训并对制度的遵循进行监控就十分重要了。定期审查有助于确保员工们遵循了这些政策,尤其是使用他们的笔记本电脑、智能手机和其他一些可能不属于公司核心服务器组成部分的硬件系统时。

3.不要忘记前员工

公司所制定的档案保存政策中不仅应包括现任员工,还要包括那些已经离职或者正在办理离职的员工。应当咨询法律顾问以帮助了解联邦法规、州法规以及那些可以说明员工记录应当保留多长时间的法律判例。

例如,根据公平劳动标准法案,雇主要把工资记录、劳资集体合同、销售记录和购买记录至少保存三年。考勤卡和计件工资单、工作进度表和时间安排表以及工资增加或者减少的记录等等与工资计算有关的记录,应当保存两年。确认需要保存和销毁的记录,并且对于现任员工、前员工和正要离职的员工采用相同的政策。

不管彼品斯诉毕马威案中的现行裁定是否会被推翻,原告律师都将想方设法逐步抬高证据开示的成本和负担。而了解证据开示的作用以及公司和员工们需要做的事之后,在面临诉讼之前和诉讼进行当中,雇主们都可以很有策略地进行正确的自我定位。

翻译:汪珺

审校:冯凌

中国会计视野2012年3月1日18:40分发布,转载请注明来源和作者。

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