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会计档案电子化让财务管理更高效

来源:中国会计报   发布时间:2015-07-21  作者:何飞   编辑:无忧草

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核心提示:此举可以说是会计行业顺势而为、紧跟互联网发展的又一例证。

在我国力推“互联网+”的当下,越来越多的会计凭证账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递,并形成大量的电子会计档案,这对电子档案管理软硬件的要求不断提高。近日,为使财政部电子凭证安全支撑控件(原无纸化安全支撑体系软件)达到金融级水平,适应大集中和互联网环境下的业务应用模式,有关部门发布了电子凭证安全支撑控件升级改造项目招标公告。

在此次电子凭证安全控件的升级改造中,要求在拓展应用范围方面,根据非税收入电子缴款、电子化政府采购等电子化管理业务的需要,丰富和完善支撑控件通用化服务;同时要提高电子凭证的灵活性和适应性,满足电子票据、电子合同、电子会计档案等业务管理需要。

此举可以说是会计行业顺势而为、紧跟互联网发展的又一例证。

成本提效率防风险

财政部为探索会计档案电子化管理的有效模式,早在两个月前就印发了《会计档案管理办法(征求意见稿)》。财政部有关人士对此表示,此举是“为了更有实践意义,到基层的企业中落实试点,在实践中检验和优化”。

已发布的办法要求,电子会计档案系统应包括档案管理、账务查询、固定资产卡片查询、报表查询、档案查询等功能,并适用于各种移动设备,形成软硬件一体化的新型档案管理体系。

“电子档案要能广泛的应用,关键在于建立统一的标准。没有标准的电子档案,就等于限定在一个狭窄领。只有建立统一的标准,才能在更大范围实现共享,也才能发挥其应有的作用。因此,电子档案的标准化,才是其广泛应用和长期生命力的关键。”重庆理工大学的教授毛华扬说。

事实上,标准化正是节省社会成本、提高总体效率的关键所在。

会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点,对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均会产生重要影响———除了节省成本,还有利于提升会计工作监管成效,最大限度地防范财务风险

以电子票据会计档案为例,如果将电子票据会计档案以电文数据形式存放在会计档案电子管理系统中,通过充分集成并关联实体会计档案,逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程,这样既满足了调阅者方便快捷的查阅需求,又确保了会计档案数据的安全保密。

这不仅会提升会计信息资料的传递速度,也将在相关部门打通快速通道,实现财政票据会计档案在更大范围内的广泛利用和高度共享,创造更加灵活便利的会计信息查阅环境,使传统的以纸质会计档案为主加,快转向电子会计档案与纸质会计档案并重,为实现真正意义上的“无纸化办公”奠定基础。

此外,电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查,为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息,实现“复核式监督”和“实时监督”,从而提高事后监督的时效性,有效防范会计核算风险。同时,所有的会计信息资料通过电子影像传递,加之系统权限设置,能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改,严密财务工作流程,确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。

企业电子档案管理初见成效

随着互联网形势下企业信息化水平和精细化管理程度的日益提升,以及企业经营管理对会计核算多维信息需求的增加,会计档案的存储数量大幅上升,档案管理的安全性和成本效率的平衡性等问题令诸多企业烦忧,会计档案的保管形式亟需进行变革。

中国联通作为全国首批开展会计档案电子化管理推广实施工作的企业之一,在大力组织推进会计档案电子化工作方面做了大量的开拓性工作,结合其业务财务一体化平台的搭建与运行,探索确定了“实物、系统、人”三位一体的会计电子档案管理机制,实现了会计档案规则化、查询简单化和管理规范化。这种探索实践对于基层核算及财务管理者来说,不仅是极大的飞跃,也是会计档案管理的趋势。

“当传统的会计档案管理模式已满足不了海量信息的分拣时效、更规范化管理等目标要求时,推进会计档案电子化就已势在必行。而透过会计档案电子化的推行,却可‘以小见大’地推动企业会计信息化的进一步深化,同时也为会计行业践行降本增效做出了实质性的贡献。”广西联通财务部总经理杨军说到。

而要达成这一“贡献”,企业信息化管理平台的建设与嵌入尤为关键,相对先进的企业推行会计档案电子化工作较有优势。中国联通2009年开始搭建的大ERP系统,就是业务财务一体化高度集成整合的系统,大ERP系统固化了公司每项业务处理流程,并完整地记录了公司自业务前端传递而来的营收、采购、工程、运营等经营活动中产生的各类信息,这些信息中有关会计核算的部分则会根据既定的会计准则及标准化程序自动形成相应的会计凭证,从而自动成为会计档案的主要内容。可见,依托此系统,中国联通会计档案电子化“水到渠成”,各类会计档案信息统一汇入“数字档案馆”这一管理系统中,真正实现了会计信息的规范化、统一化和自动化管理。

杨军告诉记者,“现阶段,广西联通实现了以电子形式保存记账凭证总账、明细账、日记账、大ERP系统产生的各类原始凭证和银行回单,不需再打印相应的纸质凭证和账簿,节约了大量的纸张及IT耗材成本,这笔费用长年累月的节省下来,不仅对公司的经营效益正贡献,而且也极大地引导了公司员工形成更为高效的良好工作习惯”如今,会计档案电子化工作已逐步成为公司管理提升、优化流程、提高效率的重要抓手。

延伸阅读:

  • 财政部就会计所审计档案管理办法征意见
  • 四大变化看会计档案管理办法修订
  • 财政部就修订会计档案管理办法征求意见
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