邮件管理的高效自律手册 | 如何避免成为“被邮件压垮的打工人”?

来源:澳洲会计师公会 时间:2021-05-02 作者:澳洲会计师公会编辑:无忧草
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导读:你知道吗?一名专业人员每天需要处理多达120封邮件。那我们该如何高效处理这些邮件呢?

邮件忍者(EmailNinja)培训课程的创立者、Spacemakers的董事Tim Hynes认为:“如果你每天需要处理的邮件数量已经达到了几十封,你就需要加强对邮件的系统性管理,养成良好的使用习惯。”

那么究竟有哪些高效的电邮管理实用技巧呢?

01、关闭所有的新邮件提醒

Hynes表示,如果你的所有设备都开启了新邮件提醒功能,你就会在不知不觉中形成巴甫洛夫式经典条件反射,养成一收到提醒就忍不住点开邮件的习惯。除非你正在从事媒体行业、行政助理或前台接待等特殊工作,你都可以关闭新邮件提醒,只在必要时查看邮件。

02、创建简单的邮件归类系统

如果你只靠一个收件箱文件夹来存储所有的邮件,还试图能够快速查找文件、归档、记录待办事项?那你就大错特错了。Hynes建议:“我们应当将邮件进行准确的分类,尽量做到‘清空收件箱’。”

这里所谓的清空收件箱,并不是指删除所有邮件,而是指不能让邮件安静地躺在收件箱中却不做任何处理。事实上,收件箱只是一个文件的临时存放处,我们需要对每一个邮件进行重要性的判断以及及时地处理。

Hynes建议从一套简单的分类系统开始,以免因文件夹过多反而无法找到重要邮件的情况。

•行动文件夹:存放需要2分钟以上来处理的邮件。

等待文件夹:存放你正在等待收到对方回复的邮件。

阅读文件夹:存放感兴趣的文章、杂志专栏、博客等,它就好比是邮件的书架。

存档文件夹:那些不需要处理的邮件可以在这里归档,以便需要时进行搜索。

垃圾箱:存放不需要处理的已删除邮件.

Hynes认为,只需要这五个文件夹就可以轻松整理电子邮件。

03、训练自控能力

你觉得每隔5秒查看并回复一次电邮是否能体现你的工作价值?回答几乎肯定是“当然不能”。但实际上,我们很多人却就是这样做的。

研究表明,大多数专业人士每天只需要查看3至4次电子邮件就够了。

“只在一天的几个固定时间查看邮件,就已经能够满足你的工作需求并对事件及时做出回应。一般的专业人士完全可以接受在3到4个小时内收到回复。因此,为了完全不必要的‘及时回复’而一天查看40多次邮件是非常没有意义的。”

Hynes解释说:“即便我一直是‘清空收件箱’理念的忠实践行者,但在现实中我也需要努力抑制想查看邮件的冲动。原因之一就是,每次查看并处理新邮件时,我们的大脑会释放少量多巴胺,让我有一种兴奋的错觉。”

如果你的工作状态被打断后,你一般会需要23分钟左右才能完全恢复工作状态。为了抑制查看邮件的冲动,保持高效。Hynes建议大家可以在整点查看邮件,依赖这个习惯非常容易养成,再来你也可以挤出相对完整的45-60分钟去完成更有价值的工作。

04、确定邮件的轻重缓急

一日之计在于晨,重新思考晨间例程也是提高工作效率的重要因素之一。

“首先花几分钟时间看一下行动文件夹,了解哪些邮件需要处理并确定优先级,然后再查看收件箱。从行动文件夹开始处理邮件,能更好的帮助你正确判断邮件的优先顺序。”

05、养成清空收件箱的习惯

如果收件箱里已经堆积了数万封邮件,该怎样清空收件箱?

Hynes建议道:“除了近期最紧急的邮件,选择收件箱中的其余所有邮件,全部移动到归档文件夹,从而清空收件箱。随后你要制定详细的计划来整理归档文件夹里的电邮。比如,你可以设定一周的时间期限来查看这些邮件,将所有待处理邮件移动到行动文件夹以便进行后续处理。”

以上内容经《INTHEBLACK》杂志授权发布

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