高效工作的秘密,你一定想不到!

来源:澳洲CPA 时间:2021-06-29 作者:澳洲CPA编辑:无忧草
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导读:做好时间管理,实现高效工作!

当工作开始让你感觉到无聊和沮丧时,也许你该停下脚步,重新看看自己的职业规划!找找真正能激发你热情的事物!

高效工作的秘密,你一定想不到!

Sarah Cotton博士

Transitioning Well联合创始人

在做工作规划之前,首先要清楚自己的价值观,可以扪心自问:“如果我因为生病而身体不舒服,什么事情会让我有起床的动力?”

当你十分清楚自己每天真正想做的事情之后,就能够对那些不符合你核心价值观的工作、活动以及其他事情果断说“不”。

对我而言,孩子、事业以及身心健康是我的起床动力,除此之外,其他事情都不在我的优先考虑范围内。

在确定价值观之后,接下来就可以制定未来五年的职业生涯规划。这些规划应紧紧围绕着自己喜爱的生活方式来制定。从职业发展的角度来问自己,五年后你希望自己能够担任什么样的角色/从事什么样的工作/过上什么样的生活。设定这些目标时要足够大胆,可以激进一些。

最后,将五年目标细分为可执行的小目标——绘制思维导图会非常有帮助,再将每个小目标细化为任务清单上的一条条待办事项,并在日历上为每条待办事项设定一个期限,我们的大脑需要这种最终期限来鞭策自己。

每完成一条“待办事项”就意味着你离自己的五年目标更进了一步。在我看来,这代表着生活,我们需要掌控自己的人生。

高效工作的秘密,你一定想不到!

Dermot Crowley

Adapt Productivity创始人兼董事

当人们无法利用手头工具对自己的工作任务做出妥善规划时,他们就会感受到压力。大多数人都会利用日历功能安排会议,但对于工作任务的安排,却会使用其他管理工具。

Dermot建议可以使用单个工具集中管理所有事务可能会让你的工作和生活更加井井有条,如使用Microsoft Outlook或Gmail。

我们需要提高处理电子邮件的效率,让我们不会因为不停收入的邮件而忽视了更为重要的事情。我身边有些人的收件箱中堆积了成百甚至上千封邮件,我认为应当每周至少把收件箱清零一次。

我将收件箱视为暂时存放新信息的工作区,而不是储存区、归档系统或待办事项清单。有些人会创建上百个不同的文件夹并花费大量时间来整理邮件,但如果归档文件夹过多,势必会降低归档和查找效率。

学会高效搜索也非常重要。

研究表明,相比上百个不同的文件夹,在一个文件夹中查找文件的效率更高。因此,我创建了三个文件夹,分别是用来接收邮件的“收件箱”、“已发件邮件”、用来保存所有需归档邮件的“归档邮件”。

开会也占用了我们太多时间,新冠肺炎疫情的爆发更是加剧了这一状况。有人曾向我抱怨,他们几乎一天到晚都在Zoom上开会,根本没有时间做其他事情。

他们无法有效管理时间、平衡工作与生活。朝九晚五的上班时间几乎都用来开会,不得不用朝九晚五以外的时间追赶工作进度,处理具体事务,完全顾不上平衡工作与生活。我们需要减少会议次数、缩短会议时间、更好地规划会议内容。

高效工作的秘密,你一定想不到!

Sarah Cotton博士

Transitioning Well联合创始人

构建一套适合自己的任务规划体系是在工作中保持专注和活力的关键。虽然每个人完成工作任务的方式不尽相同,但都需要考虑以下三个因素。

• 好记性不如烂笔头。我们需要借助软件和其它储存工具来帮助我们释放大脑的空间,从而保持专注。建立自己的待办事项清单可能是一个非常不错的方法,我们可以将所有需要处理的工作事项统一记录在一处。研究显示,那些睡前写下详细待办事项清单的人比没有写的人可提前15分钟入睡。

 目光放长远。我们需要为自己设定长期目标,不要只关注眼前的工作任务,这样能使我们第二天的行动变得更加高效。可以问问自己,我今天能做哪些事情,这样一个月后会有更多时间可供支配,确定最重要和最紧急的事情,以免为了其他突发的事情而分心。

 留出休息时间。为了在工作中的表现能够更加突出,我们需要给自己留出放松和恢复的时间。就像手机需要及时充电一样,人也不能一直处于高度集中的状态。

如果不能好好休息,又怎么能够让自己专心致志、充满活力地投入工作?养成在繁忙的工作中留出一定时间休息的习惯对于我们的身心都大有好处。当我们休息好继续工作时,就会更加高效且富有创造力。

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