财务系统的应用对于财务人来说,爱恨交加的,一方面在某些地方提高了工作效率,一方面又存在若干不满意的地方,但限于专业认知又无法得到更改;对于IT人来说也是如此,从财务语言到IT语言的转变总是阻碍重重。10月11日,《视野思享会》第56期邀请了一位学会计的IT人,从不同的视角谈谈财务系统建设与应用。
本期的分享张可,目前在某上市公司从事IT工程师工作,在IT部门负责成本相关的业务规则和专项项目工作,学习会计知识多年,是视野特训营优秀营员和视野知行社创始社员,在努力成为跨界联系财务与IT的专家。
一、IT做什么?
一提起IT人,想到的更多的是救火队员、搞后勤工作的,负责网络安全管理、操作系统/应用软件维护、硬件维修等等,公司出现一些电脑方面的问题,如电脑死机、网络不稳定都会联系IT人来维护。其实这是对IT部门的误解。张可介绍说,企业做大后都会成立IT部门,组建自己的信息中心,完善企业的信息系统,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。张可认为IT部门的的职责也不仅仅是负责网络安全、维修设备,更重要的是提供软件硬件环境的技术支持,包括开发、安装和操作系统,例如企业是否需要上ERP?什么时候上比较合适?先上哪个模块?都需要IT 部门提供支持。
张可首先介绍了IT部门组织架构,IT统筹部、系统开发部、IT运维部、IT治理部等四个部门,共同组成了企业的信息中心。一般来说,不论什么项目,采用的方法论实施过程都是通用的,包括项目准备、业务蓝图、系统实现、系统上线、系统运维等五个阶段。
二、财务人员做什么?
企业财务人员在项目过程,主要是在前期准备和业务蓝图阶段,进行参与,提出业务需求、流程、规范、规则等等。在前期准备的过程中,还没有进入项目,需要对人员职责、项目工作环境设定等等。在业务蓝图阶段,首先会对业务进行调研与分析,对总帐,应收,应付,固定资产,成本计划以及核算等财务子职能的现状进行调查,详细了解企业各方面的需求,这个阶段需要IT部门与财务部门经常沟通,可以更全面的掌握财务部门的需求。通常财务流程比较标准,对于特许的需求可以考虑二次开发。
张可强调,系统上线前,财务部门需要参与培训,熟练掌握系统操作。系统上线后,IT部门要进行测试,先解决小范围遇到的各种问题,然后再进行大范围的集成,包括企业日常运作,销售预测、销售订单、生产计划、采购、库存等方面,涉及到生产、销售、收款等业务循环阶段的操作,凭证的显示查询,单据的流转等问题。
财务数据录入到新系统,需要做日清操作,对所有产生的财务凭证进行检查,要保证业务和财务数据的正确集成。发现错误操作,马上解决,财务人员尤其需要关注的是仓库的收发料操作,商品或是物料的价格错误,会对财务工作产生较大的影响,一定要进行纠正,必要时可采取一些奖惩措施。
三、多合作少吵架
张可认为,事前准备、事中的控制、事后的管理很重要,很多内容都需要IT部门去做。张可总结总结自己的经验,分享了项目成功的三个秘诀。
第一是高层的支持,获得一把手的支持很重要,能够促进一些事项高效完成。当然高管支持是结果,看财务经理人如何影响,如何让理解并支持,需要做好多细致工作。
第二是顺畅的沟通,包含IT部门在内的相关部门都需要有很强的沟通能力,能在第一时间解决问题,多听别人的方法和建议,比如财务部门的意见,他们才是真正的使用者。如果说领导听不懂财务,财务听不懂领导;IT工程师听不懂财务,财务听不懂IT工程师;多重沟通失真情况下工作开展的风险可想而知。
第三是以预防为主,减少出错的机会,通过操作流程和内控,确保数据不出错。张可借助过程模式作业表,结合会议室案例一步步的教大家如何用,每步细节注意点等,输入输出等等。
财务人有自己的一套话语体系和标准,IT也有自己专属的话语体系和标准,而ERP是双方的结合体,不管是蓝图还是实施与执行阶段,都需要全面的筹划和充分的沟通,对参与者的大局观提出了比较高的要求。本期的分享,lucy93反馈中提到“感触最深是第一要把需求变成要求,第二就是不要想当然,第三不要走得太远忘记为什么。”
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