编者按：

在企业运作中，流程管理往往决定了效率与成长。本文揭示了如何从零散的工作方式走向标准化与自动化：记录流程、提升透明度、善用反馈循环，企业才能真正突破瓶颈。作者同时指出，自动化与人工智能不会取代会计，而是释放更多时间，让专业人士聚焦战略与价值创造。这篇文章不仅提供了实践路径，更带来对未来的启示，对正在寻求转型与提升的企业极具参考价值。

按流程办事

当企业试图掌握业务的具体操作时，现实与可能性分别是什么？迈克·惠特迈尔（Mike Whitmire）和 斯特凡·范·杜伊文迪克（Stefan van Duyvendijk ）将对此展开深入探讨。

每一家公司都有自己的工作流程。在企业初创阶段，大家往往只专注于将产品交付出去：无论是煎饼粉、SaaS 还是会计服务。完成任务的方式通常是临时的、灵活多变的。

随着时间推移，大多数人会逐渐形成一种固定的工作方式，即“工作流程”。这种流程可能是别人传授的，也可能是自己摸索出来的。有些流程被记录了下来，比如使用检查清单或流程图等工具，而另一些流程则仅仅保存在个人的头脑中。

流程文档化

然而，成功的公司最终都会意识到：把员工脑海中的工作流程提炼出来，并加以记录，使他人能够使用，这是企业成长的关键。如果某个人的工作流程无法顺利进行，企业就无法成长；如果工作流程低效，企业同样难以成长。低效的流程甚至会导致无法按时完成任务。FloQast 联合创始人克里斯·斯卢蒂（Chris Sluty） 表示：“将流程文档化不仅有助于提高透明度，还能帮助跟踪进度，确保如期完成。”

不仅仅是财务结账，建立有序的流程必不可少，公司中任何可重复操作的环节，这一点都适用。斯卢蒂补充道：“透明度、按流程办事以及文档化的意义重大。我认为，这也是为什么很多人从财务结账流程出发，逐渐拓展到其他业务流程的原因。”

这些具有前瞻性的财务主管正在把他们提升财务结账流程的方法应用到企业的其他业务领域中，使企业各个领域都获得同等水平的透明度、协作性与组织性。

当然，我们在推荐你把工作流程放到 FloQast Ops （流程管理软件）中时，难免有些偏心，但我们确实认为自己打造了最好的流程管理工具。不过，不管你使用的是 FloQast、Excel、OneNote，甚至只是 Google 文档，如果没有编制一个所有人都能访问并实际使用的流程手册，你的团队可能会不断“重复造轮子”，或者更糟糕的是，当平常负责某项任务的人突然不在时，整个流程可能会陷入停滞。

但如果你有一本流程手册，别人就可以更轻松地接手并继续推进。在 FloQast，我们使用的流程手册如下图所示。这是一个循环迭代的过程，因为完美是永远无法实现的。如果你学习过六西格玛或其他流程改进方法，反馈循环的概念对你来说一定很熟悉。反馈循环是推动变革的最有力方式之一，这也是 FloQast 选择采用的模型。

*图中所示：

01，文件：建立流程文件

02，使其自动化：执行并按流程开展工作

03，流程审核及管理：使企业在市场竞争中立住脚

04，分析及优化流程：使企业在市场竞争中拔得头筹

首先，与某个员工坐下来，让他/她完整演示工作过程。此类演示应涵盖财务和非财务相关人员。确保你理解这一流程在整体中的位置以及目标是什么。流程从哪里开始？产出是什么？最终流向何处？

将所有正在使用的流程、政策和程序记录下来，并标记关键的数据节点。同时，询问对方在工作中是否需要非会计信息层面的支持。

实地走访

流程演示极其重要，不仅能从流程角度加深理解，还能帮助你掌握公司不同部门的运作方式。每个行业、每家公司乃至公司内的每个部门都有自己独特的工作方式。虽然其中有很多共性，但重要的是，你需要以“空白”的视角切入，就像完全不了解对方的工作和流程本应如何进行。对每一步都提出问题，以便理解细节，同时也能看到其在整体框架中的位置。

例如，当你与销售团队沟通时，可以问他们：在谈判合同时，你们会做些什么？需要哪些信息？在评估客户表现时，你们会关注哪些数据？理想情况下，你们希望获得哪些信息？

在探讨额外信息的过程中，需要警惕“需求过度”。尽量与真正了解需求的人交流，而不是关注那些明明只需要一辆本田雅阁，却要求得到一辆法拉利的人。始终聚焦最终目标：提升公司的整体效率与效能。不要追求完美而阻碍了切实可行的改进。

发现变通方法

要特别关注那些需要大量手工操作或存在临时变更的流程。弄清楚为什么他们不得不采用这种低效方式。询问流程中容易出问题的环节，并分析原因。是否有额外的工具可以解决这些问题？或是由于技术设置不当，或根本没有被正确使用？逐步重复这一过程，直到能完整描绘整个工作流程或该部门的运作情况。利用这些信息编写说明并绘制流程图。在此过程中，你可能还会发现该流程收集了某些之前未意识到的非财务数据。

数据的可见性与可使用性

接下来是难点：判断数据是否必要或冗余。在标记收集到的数据时，需要明确哪些数据真正有用，并被他人使用。通常，数据流的可见性很低。有人可能只是被告知去收集并录入数据，但随着时间的推移，收集原因以及使用者是谁，往往早已被遗忘。

你可能需要 IT 部门的帮助，以确定这些数据是否被用于某些报表，以及是谁在提取这些报表。有时这些数据可能被用于你并不熟悉的决策，因此在认定其不再需要之前，务必确认它确实没有实际用途。

除了收集数据之外，FloQast 首任运营主管兼会计师亚当·沙尔（Adam Schall）还指出，我们还需要“确保采集的是正确的数据，并在整个过程中保持其准确性”。

自动化的初期阶段

我们正处于自动化、机器人和人工智能发展的初始阶段。正如 FloQast 销售工程经理休·奥尼尔（Hugh O’Neill）所言：“十年后，会计行业的面貌及其工作内容将发生根本性的变化。”他继续说道，“目前处理工资、应付账款和现金回收等传统任务的系统尚未完全整合，但再过几年，必然会有人找到办法将其融合、自动化并简化流程。”

自动化和人工智能可能会改变我们的工作性质，但我们的产品市场经理杰森·迪亚尔（Jaysen Dyal）说：“我不认为有一天我们醒来后就会发现，会计工作完全自动化了，从此不再需要会计师。”

“一切都在不断变化，无论是新的会计准则，还是尝试理解如何记录某项业务。但要向更符合运营要求的角色转变，首先我们需要有时间去做这些事。自动化正好为我们腾出了这样的时间。”

本文摘自 FloQast 首席执行官迈克·惠特迈尔（Mike Whitmire）与会计运营倡导者斯特凡·范·杜伊文迪克（Stefan van Duyvendijk）合著的《转变：运营思维的启发与财务主管如何创造真正价值》。FloQast 是由会计师为会计师打造的会计转型平台，能够帮助企业实现多种会计操作的自动化。

文章来源：财务会计师公会会刊《财务会计师》（FinancialAccountant）2025年7月-8月刊，第12至15页