简单地整理了一下,我向老板做了初步的汇报。老板没想到这么短时间就查出了大部分的原因,非常高兴。我接着对老板说,想继续去外地的分区仓库去查一下,等原因全部查出来后,再制订出全面完整的整改方案。老板听了连声说好。
就这样我抽取了存货量最大的北京和郑州的分区仓库,挑选了部分存货的记录(物流中心数据和财务数据)。刚到北京,北京的分区经理听说要来审计的,就早早地迎接过来。由于时间非常短,我就直接去了北京的仓库。一到仓库才发现,现场管理一片混乱。存货摆放的到处都是,并且相互混杂着,怎么还有很多旧的产品?抽点进行的也很艰难,结果出来后更是大吃一惊,实物、分区台帐和总部物流中心台帐全都不一致,并且出现了大多数的盘盈。于是仔细地分析原因,发现很多的管理问题。比如,大量退货不记帐,分区经理把仓库借给朋友使用,出现白条,单据传递不及时等。临走时,北京的分区经理请去吃饭,吃饭期间不断央求我多在老板面前美言几句。这么多问题能给你美言吗?
到了郑州后,郑州分区的经理见了面就抱怨,总部给他发货不及时了,其他分区的经理和他抢市场了,要求我回去和老板反映,郑州市场很好,让老板多发点货。我说先看看你的仓库吧。去了后发现问题也不少,基本上和北京的情况差不多。
转了一圈回来后,发现整个仓库循环的问题及其产生的原因已基本查清,并对如何改进也已心中有数。于是开始撰写审计报告,先是对出现的问题一一列举,后面附表中是抽查的证据。然后对问题产生的原因逐一进行分析,并确定了原因产生的责任人。最后提出一套整改方案。在报告的最后,我结合公司的实际编制了一套完整的仓库流程及管理制度。只是审计报告,我就写了十多天。
在提议中,建议先根据整改方案把目前的状况扭转过来,然后再根据新编制的仓库流程及制度进行日常运营。就像对待一个得重病的病人,先要下一猛药把他救活,然后再开一记良药预防此类病再次发生。长远来看,如果条件允许,最好引入ERP系统实现电子管理。
很快,关于建材公司仓库审计的大会召开了。大会由老板亲自主持,建材公司的各级干部也都到场,老板首先对此次审计给予充分肯定后,开始让我介绍审计过程,宣读审计报告。我读完后,没想到老板早已有所准备,开始处理相关责任人。保管员、统计员、物流经理及分区经理全部撤职,其职位由相应人员所替代。最后让我督导整改方案,确保整改成果。
在随后的日子里,按我的分步整改法,仓储循环系统这个大难题终被解决。
此外,在此期间让我感受最深的还有集团完善的预算管理系统,此系统是由时任财务总监的刘总一手建立起来的,并经不断调整所完善起来的。在我所经历过的公司中,该公司的预算系统效果最明显、过程控制最严格、预算理念渗透得也最深刻。由于这个过程我并没参与,在此就不多写了。但这套系统在我以后的工作中却成了借鉴的对象。
这段期间的经历让我懂得去更深层次的研究问题,在实际工作中多动一些脑筋,而不是机械地照本宣科,进一步增加对公司运营方面的认识深度。
(二)沙盘培训
在B公司期间,令我印象最深刻的除去上面所述外,还有就是沙盘模拟经营培训。
在此之前,对这种培训也有所耳闻。那是我们实习期结束后,公司的人力总监给组织的一次培训,参加者全是刚进入公司的新员工。当时有十多人,正好可以分三个小组,每组5人,分别担任总经理、财务总监、销售总监、研发总监、生产总监角色,也可兼任。分三期经营,看最终哪一组的经营成果最好,投资回报最高。